Bevor man also damit beginnt, eine Pressemeldung, ganz gleich wie sie geartet sein soll, zu verfassen, sollte man sich selbst einige Fragen stellen und Gedanken machen. Die wichtigste Frage an sich wäre dabei: Warum möchte man die Meldung publizieren und was macht sie für die Öffentlichkeit interessant? Kann man ihr überhaupt ein öffentliches Interesse zuschreiben? Ist die Meldung informativ, spannend, ungewöhnlich, etc.? Weitere Fragen, mit denen man sich auseinandersetzen sollte sind zum Beispiel: Was will man welcher Zielgruppe damit mitteilen? Welchen Nutzen hat die Meldung und welchen zukünftigen Einfluss könnte sie haben? Diese sind natürlich nur Beispiele, sollten aber aufzeigen, wie wichtig es ist, sich vorher mit Sinn oder Unsinn einer Meldung zu befassen. Sollte man für sich selbst entscheiden haben, dass die Pressemeldung tatsächlich etwas für das öffentliche Interesse ist und nicht nur für das eigene, stellen sich meist ganz andere Fragen. Vor allem die Fragen: Wie geht man es an? Was macht eine seriöse und professionelle Pressemeldung aus? Und auch: Wie verfasse ich die Meldung so, dass sie auch interessant bleibt und verwirrend auf die Leser wirkt?

Um diese Fragen zu beantworten, bzw. die Meldung entsprechend zu verfassen, bedarf es ein wenig dem Auseinandersetzen mit den wichtigsten Regeln der Verfassung von Pressemitteilungen. Dabei gilt auch grundsätzlich, dass weniger in jedem Fall mehr ist. Denn Pressemeldungen sollten zum einen so kurz oder lang wie notwendig sein aber nicht weiter darüber hinaus gehen und die Informationen sollten kurz, bündig und präzise auf den Punkt gebracht werden. Umschweife oder literarische Ausschweifungen sind hier weder gewünscht noch sonderlich aufmerksamkeitsfördernd. Der Leser möchte im Grunde nichts weiter, als in knappen Sätzen über den Sachverhalt der Meldung informiert werden. Ach gehören die wichtigsten Inhalte an den Anfang und weniger wichtige Nebeninformationen können dann weiter untern ausgeführt werden. Beginnend mit der Überschrift, die eigentlich schon kurz, prägnant und schlagkräftig auf den Inhalt aufmerksam machen soll, arbeitet man sich durch eventuelle kurze erläuternde Untertitel, die wichtigsten Fakten des Themas, bis hin zu weniger wichtigen Details und eventuelle Quellenangaben. Um die wichtigsten Details auf dem Punkt zu bringen, eignet sich das W-Fragen-Prinzip: Wer? Wo? Wann? Was? Wie? Warum? – Also alle Fragen, die mit dem Thema in Zusammenhang stehen und die man dem Leser unaufgefordert bzw. innerhalb der Meldung beantworten sollte. Bei Meldungen die an Redaktionen gesendet werden, ist es dabei vor allem wichtig, die Priorität von oben nach unten einzuhalten. Denn Pressemeldungen werden grundsätzlich von unten nach oben gekürzt und man sollte gewährleisten, dass dabei nichts Wichtiges verloren geht.

Ebenso wichtig für die Verfassung von Pressemeldungen ist natürlich auch der Wahrheitsgehalt der Meldung. Recherche ist wichtig und sollte grundsätzlich sauber und korrekt erfolgen. Die Informationen die dem Leser zur Verfügung gestellt werden, sollten eine gewisse Transparenz besitzen und trotzdem wasserdicht sein. Manipulationen oder das Publizieren eigener Ansichten und Meinungen sollten nicht über Pressemitteilungen erfolgen. Denn dies wirkt unseriös und stößt meist nicht auf positive Resonanzen. Sachlich korrekte, objektive und wertungsfreie Darstellung sind die wichtigsten Bestandteile einer Pressemitteilung. Eigene Ziele oder die Ziele von Dritten sind ebenso fehl am Platz wie Schleichwerbung oder das Hervorheben bestimmter Produkte oder Dienstleistungen. Grundsätzlich bei den Fakten bleiben und eventuelle Zitate wortgetreu wiedergeben und auch als solche kennzeichnen, um sie nicht als eigene Meinung zu vertreten. Auch eigene Kommentare sollten entsprechend gekennzeichnet sein, um die deutlich von dem sachlichen Inhalt der Pressemeldung abzugrenzen. Ebenso wichtig ist es auch, dass Quellenverweise, bei zum Beispiel übernommenen Textpassagen, richtig und vollständig angeben. Denn das Verletzen von Urheberrechten kann in der Regel sehr unangenehme Folgen haben und ziemlich teuer werden. Abzusehen ist auch von weniger gebräuchlichen Fremdworten oder Fachbegriffen. Denn man möchte die Leser schließlich Informieren und nicht vollkommen verwirren.

Grundsätzlich gilt auch, dass passende und themenbezogene Fotos und Bilder jede Pressemeldung aufwerten. Daher sollte man ruhig welche hinzufügen, wenn man sich sicher ist, dass die zum Thema passen und einen gewissen Eyecatcher bieten. In Online Portalen kann man die Meldungen nicht nur mit Fotos und Bildern, sondern meist auch mit Audio- und Videodateien erweitern oder Links anfügen, die das ganze Thema unterstreichen und verdichten. Wobei hier natürlich auch der Vorteil eines Online Portals auf der Hand liegt und entsprechend hervorgehoben sollte. Zeitungsmeldungen sind meist nicht zielgerichtet oder zielgruppenorientiert. Pressemeldungen die online publiziert werden, sind es dagegen schon. Denn hier werden die Meldungen meist in passende Kategorien und Unterkategorien eingeteilt und richten sich damit an bestimmte, ausgewählte Kommunikationsempfänger – also Zielgruppen wie zum Beispiel Kunden oder potentielle Neukunden, Interessenten, Geschäftspartner, Sponsoren, etc.